（目的）

第1条この規程は、北海道鍼灸マッサージ柔整協同組合（以下「組合」という）の事業遂行に関連して取り扱う個人情報を適切に管理するために定めたものである。

（定義）

第2条この規程において個人情報とは、組合の事業遂行に関連して収集された個人に関するする情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、住所、性別その他個人別に付された記号、番号、符号、画像など当該個人を識別できるものをいう。なお、個人情報の形態は、見読可能なもの及び情報媒体に記録されたものをいう。

（適用範囲）

第3条この規程は、組合の役員及び職員に対して適用する。また個人情報を取り扱う業務を委託する場合もこの規定の目的とするところにしたがって、個人情報の適切な保護を図るものとする。

（情報収集の原則）

第4条個人情報の収集は、次の原則に従う。

1. 組合運営上必要な範囲において、あらかじめ利用目的を特定する。
2. 収集は適法、公正な手段によって行い、収集に際して本人に利用目的を明示する
3. 第三者から個人情報を収集する際は、その手段が適法かつ公正な手段であること、当該個人の保護に値する正当な利益を侵害することのないよう留意する。

（利用・提供）

第5条個人情報を取得したときは、あらかじめ利用目的を公表している場合を除き、速やかにその利用目的を本人に通知又は公表しなければならない。

個人情報の利用・提供は、次の原則に従う

1. 個人情報の利用は、予め明示した目的の範囲とする。
2. 利用目的の変更は、変更の目的と内容を本人に通知し、又は公表する。
3. 法令に定める場合を除き、本人の同意を得ずして第三者に個人情報を提供してはならない。

（正確性の確保）

第6条利用目的に応じ必要の範囲において、正確かつ最新の状態で管理するよう努める。

（利用の安全性の確保）

第7条個人情報への不正なアクセス、紛失、破損、改ざん及び漏洩に対して法令その他管理手順に従い安全対策を講じるものとする。

2不要となった個人情報及び保存期間の終了した個人情報は、適正な方法で処理するものとする。

（秘密保持に関する従業者の責務）

第8条個人情報の収集、利用、提供又は委託処理など、個人情報を取り扱う者はこの規程に定めるほか法令もしくは個人情報保護管理者の指示に従い、秘密保持に十分な注意を払ってその業務を行うものとする。

（個人情報の委託処理に関する措置）

第9条個人情報を取り扱う業務を委託するときは、委託業務以外の使用、複製の禁止、秘密保持、作業状況確認などについて委託契約書に定めるなど、必要且つ適切な監督を行うものとする。

（事項の公表）

第10条組合は、保有する個人情報に関する次の事項について本人の求めに応じて遅滞なく回答するものとする。

1. 個人情報の利用目的
2. 第11条、第12条、第13条に定める事項の手続き
3. 個人情報の取り扱いについての苦情の申し出先

（開示）

第11条本人から自己の情報についての開示の請求のあった場合、本人であることを確認したうえで開示する。

2前項に関わらず、次の場合は開示請求には応じない。

1. 法令に定めるとおり、本人に知らせることが不適当と認められるとき
2. 本人からの請求に合理的理由の明示がなく、業務に著しい支障を生じる恐れのあるとき

3前項に基づき開示請求に応じないときは、原則として本人にその理由を説明する。

（訂正、削除）

第12条個人情報の記載内容に誤りがあって、本人から訂正又は削除の請求を受けた場合、その事項を確認のうえ遅滞なくその請求に応じるものとする。

（自己情報の利用、提供の拒否など）

第13条組合が保有する個人情報について本人から自己の情報を利用又は第三者への提供を正当な理由で拒否されたときは、これに応じるものとする。ただし、法令により本人の同意を得ないで第三者に提供をしたことを理由とするときはこの限りではない。

（個人情報管理責任者）

第14条理事長を個人情報管理責任者とする。

（個人情報管理責任者の責務）

第15条個人情報管理責任者は、この規程により、個人情報保護に関する内部規定の整備、安全対策の実施、教育訓練などを実施するための計画策定、及び情報保護の周知実践する責任を負うものとする。

2個人情報管理責任者は、その確実な運用のため個人情報保護管理者を部門ごとに任命することができる。

（報告義務）

第16条組合の役職員は、法令及びこの規程を遵守するとともに、事故及び法令違反となる行為を発見したときは、速やかに個人情報保護責任者に報告しなければならない。

（懲戒）

第17条法令及びこの規程において又は重大な過失により違反した職員は、懲戒に処するものとする。

（教育）

第18条組合は、個人情報保護の重要性を理解させ、確実な実施を図るため、教育訓練を行う。

（規程の改廃）

第19条この規程の改廃は理事会において行う。

（施行）

第20条この規程は平成20年8月1日に制定する。

1.苦情対応の申請手順

1. 苦情回答請求書に同意のうえ記入していただく。記入不備の場合は回答できない場合があることをご了承ください。
2. 上記請求書を作成し、当組合の個人情報に関する問い合わせ窓口までお越しいただくか、記入した請求書と公的証明書（写し可）を封筒に入れ郵便にてご送付ください。
3. 本人確認
   1. ご本人が申請する場合 ご本人であることを確認するため、運転免許証またはパスポートなど公的機関の発行する身分証明書の写し
   2. 代理人が申請する場合 ご本人を特定するための公的機関の発行する身分証明書の写し、代理人に対するご本人からの委任状、代理人の身分を証明できる公的機関の発行する身分証明書の写し
   3. 郵送の場合 ご本人であることを確認するための公的機関の発行する身分証明書の写し、および請求書に記載されている電話番号のコールバック、氏名住所などにより確認させていただきます。
4. 苦情対応に関する当組合の処理
   1. 「苦情回答申請書」の受領
   2. 『苦情回答申請書』の内容確認 請求内容及び添付書類を確認します。書類などに不備があった場合、担当より連絡させていただきます。
   3. 請求内容に対する回答 回答はご本人のみに通知させていただきます。また内容により回答をお断りする場合もあります。回答に日数を要する場合があります。
5. 回答をご本人に送付 郵便にてご本人へ送付いたします。

2.苦情対応で試用した個人情報の管理

1. 苦情回答申請書
2. 本人証明の公的証明書など
3. 報告資料（写し）

上記は当組合で安全に保管し事業年度終了月（7 月）削除します。

個人情報保護 開示・訂正・削除請求処理手順書

当組合が取得した個人情報に関する開示・訂正・削除申請は、当組合が本人又は正当なる代理人であることを確認のうえで処理する。

3. 開示・訂正・削除申請の申請手順

1. 開示・訂正・削除請求書に同意のうえ記入していただく。記入不備の場合は処理できない場合があることをご了承ください。
2. 上記請求書を作成し、当組合の個人情報に関する問い合わせ窓口までお越しいただくか、記入した請求書と公的証明書（写し可）を封筒に入れ郵便にてご送付ください。
3. 本人確認
   1. ご本人が申請する場合 ご本人であることを確認するため、運転免許証またはパスポートなど公的機関の発行する身分証明書の写し
   2. 代理人が申請する場合 ご本人を特定するための公的機関の発行する身分証明書の写し、代理人に対するご本人からの委任状、代理人の身分を証明できる公的機関の発行する身分証明書の写し
   3. 郵送の場合 ご本人であることを確認するための公的機関の発行する身分証明書の写し、および請求書に記載されている電話番号のコールバック、氏名住所などにより確認させていただきます。
4. 開示・訂正・削除申請に関する当組合の処理
   1. 「開示・訂正・削除申請書」の受領
   2. 『開示・訂正・削除申請書』の内容確認 請求内容及び添付書類を確認します。書類などに不備があった場合、担当より連絡させていただきます。
   3. 当組合保有の個人情報の確認 開示・訂正・削除申請書に基づき当組合保有個人情報のデータ確認をします。
   4. 個人情報開示等資料作成 開示・訂正・削除申請された個人情報を当組合が保有し且つ、開示に支障がないと判断した場合は情報の開示等の通知を行います。
      開示・訂正・削除申請された個人情報を当組合が保有していない、若しくは関係法令、社会通念上、開示等に支障があると判断した場合はその旨を通知します。
5. 通知書をご本人に送付 郵便にてご本人へ送付いたします。

4.開示・訂正・削除申請で使用した個人情報の管理

1. 開示・訂正・削除申請
2. 本人証明の公的証明書など
3. 報告資料（写し）

上記は当組合で安全に保管し事業年度終了月（7 月）削除します。